Dass die Verfügbarkeit der verwendeten elektronischen Komponenten und Bauteile in der Regel deutlich kürzer ist als die Laufzeit einer industriellen Anlage, ist an sich nichts Neues. Nur hat sich dieses Problem in den letzten Jahren leider nochmals drastisch verschärft. Immer kürzere Innovationszyklen in der Elektronikbranche und strenge gesetzliche Auflagen wie die EU-Chemikalienverordnung REACh lassen die Zahl der abgekündigten elektronischen Komponenten seit Jahren steil nach oben schnellen. Waren im Jahr 2014 erst 40.000 Bauteile davon betroffen, dürften es 2017 nach Einschätzung von Branchenexperten bereits bis zu 140.000 gewesen sein.

Bild 1: Für eine effizientere Bearbeitung von PCNs ist es hilfreich, als erstes die prinzipiellen Obsolezenz-Management-Abläufe im Unternehmen zu definieren. COG

Bild 1: Für eine effizientere Bearbeitung von PCNs ist es hilfreich, als erstes die prinzipiellen Obsoleszenz-Management-Abläufe im Unternehmen zu definieren. COG

Das ist auch einer der Gründe dafür, warum inzwischen bei besonders langlebigen Wirtschaftsgütern mit Betriebszeiten von über 10 Jahren bis zu 50 Prozent der über die Gesamtlautzeit entstehenden Kosten direkt oder indirekt durch obsolete Bauteile, Softwarekomponenten etc. verursacht werden. Allerdings stehen nicht nur Anwendern von Mikrocontrollern, Speicher-ICs, Displays und weiteren Komponenten harte Zeiten bevor. Auch in vielen anderen Industriebereichen ist derzeit eine rasante Zunahme von Obsoleszenz-Fällen zu beobachten, ausgelöst unter anderem durch die zunehmende Digitalisierung.

 

Zunehmende Digitalisierung verschärft Obsoleszenz

Schnell ändern wird sich daran trotz aller Kritik an den Herstellern wohl nichts, im Gegenteil: Den Erfahrungen der letzten Jahre zufolge dürften IoT, Industrie 4.0 und andere Digitalisierungstrends eher zu einer weiteren Verschärfung der Situation beitragen. Bleibt als Anwender also letztlich nur, die Not zur Tugend zu erklären und sich frühzeitig mit allen heutzutage verfügbaren pro- und reaktiven Maßnahmen auseinanderzusetzen, mit denen sich die negativen Folgen von Obsoleszenz vermeiden oder zumindest abmildern lassen. Eine Schlüsselrolle spielen dabei die von Herstellern bereitgestellten Mitteilungen über Produktänderungen und Produktabkündigungen – die sogenannten Product Change Notifications (PCN).

Mit ihrer Hilfe lässt sich im Idealfall schnell erkennen, ob und wenn ja, wie sich eine Änderung oder Abkündigung auf einzelne Unternehmensbereiche auswirkt. Das Problem ist nur: Diese PCN werden heutzutage in einer Vielzahl verschiedenster nicht standardisierter Formate mit unterschiedlichstem Informationsgehalt zur Verfügung gestellt. Dadurch muss praktisch jede einzelne PCN aufwändig manuell ausgewertet werden. Erschwerend kommt hinzu, dass die bereitgestellten Informationen oftmals nicht ausreichend oder eindeutig sind, was wiederum zu zeitraubenden Nachfragen bei den Herstellern führt. Bei größeren Unternehmen, bei denen jährlich etliche tausend, manchmal sogar zehntausende Änderungsmitteilungen auflaufen, entsteht so ein gigantischer Personal- und Kostenaufwand.

Bild 2: Die in einem ZIP-Container hinterlegte .xml-Body-Datei enthält alle notwendigen Informationen in standardisierter maschinenlesbarer Form.

Bild 2: Die in einem ZIP-Container hinterlegte .xml-Body-Datei enthält alle notwendigen Informationen in standardisierter maschinenlesbarer Form. COG

Das Dilemma mit der Bearbeitung von PCNs

Ein allererster wichtiger Schritt für die effizientere Verarbeitung von PCNs ist die prinzipielle Definition aller Obsoleszenz-Management-Abläufe im Unternehmen (Bild 1). In der Praxis hat sich dabei bewährt, wenn eine zentrale Anlaufstelle nach einer Erstanalyse die Verteilung an die möglicherweise betroffenen Abteilungen – Einkauf, Entwicklung, Konstruktion, Produktion, Vertrieb und/oder Instandhaltung – vornimmt. Dort müssen die Experten dann über die eventuell einzuleitenden Maßnahmen entscheiden. Dieser Prozess ist prinzipiell nicht nur für alle Bauteile und Komponenten, sondern auch für Hilfsstoffe und sogar Dienstleistungen nutzbar.

 

Wie schnell sich für die Experten der Fachabteilungen erkennen lässt, ob eine PCN relevant ist, hängt allerdings wesentlich von der Qualität der Stammdaten und vor allem den Abgleichsmöglicheiten mit den im Unternehmen verwendeten IT-Systemen ab. Denn neben schlichten E-Mails kommen gerne auch Excel-Dateien, PDFs und sogar Faxe zum Einsatz. Und solange sich die Daten der PCNs aufgrund der Formatvielfalt nicht automatisch in das System übernehmen lassen, sprich keine automatische IT-Unterstützung durch gängige ERP-, MES- oder Instandhaltungssysteme existiert, ist nicht nur in der zentralen PCN-Eingangsstelle, sondern auch in den einzelnen Abteilungen viel Handarbeit angesagt. Besonders gefährlich wird es übrigens, wenn nicht nur die allgemeinen PCN-Daten, sondern auch die zu treffenden Maßnahmen und deren Durchführung von IT-Systemen nicht erfasst werden. Wenn dadurch wichtige Informationen verlorengehen oder gar Termine für Last-Time-Buy-Bestellungen verpasst werden, kann dies sehr teure Folgen haben.

Obsoleszenz-Management im Fokus der Verbände

Nachdem sich der professionelle Umgang mit abgekündigten oder aus anderen Gründen nicht mehr verfügbaren Bauteile, Systemkomponenten, Hilfsstoffen oder Softwareprogrammen immer aufwändiger gestaltet, bieten inzwischen neben dem COG Deutschland (Component Obsolescence Group) auch immer mehr große Institutionen und Industrieverbände betroffenen Unternehmen und Personen Unterstützung bei der richtigen Herangehensweise an: zum Beispiel mit der DIN EN 62402 „Anleitung zum Obsoleszenzmanagement“ und der VDI Richtlinie 2882 „Obsoleszenzmanagement“.
Viele wertvolle Tipps für die Praxis beinhaltet auch das erst seit kurzem in seiner finalen Version verfügbare VDMA-Einheitsblatt 24903 „Obsoleszenzmanagement-Informationsaustausch zu Änderungen und Abkündigungen von Produkten und Einheiten.“ Um künftig allen VMDA-Mitgliedern und ihren Lieferanten einen EDV-gestützten Informationsfluss in der gesamten Lieferkette zu ermöglichen, werden in dem Einheitsblatt erstmals einheitliche Begriffe, einzuhaltende Fristen sowie Mindestanforderungen an den Informationsgehalt und Anforderungen an Systemschnittstellen definiert. Bei dem im VDMA-Einheitsblatt 24903 definierten Datenaustauschformat handelt es sich um eine speziell auf die Bedürfnisse der Maschinenbaubranche zugeschnittene Weiterentwicklung des von der COG Deutschland (Component Obsolescence Group) entwickelten Smart-PCN-Formats. Das Einheitsblatt kann beim Beuth Verlag angefordert werden. Die zugehörige Smart-PCN Version 3.0 steht unter www.smartpcn.org zum Download bereit.

Smart-PCN schafft Abhilfe

Lösen lässt sich dieses Dilemma letztlich nur mit Hilfe eines vereinheitlichenden Kommunikationsstandards wie Smart-PCN, der eine weitgehend automatische Verarbeitung der PCNs erlaubt. Eine Arbeitsgruppe des COG Deutschland hat dafür in jahrelanger akribischer Fleißarbeit ein entsprechendes System erarbeitet, das für alle Branchen und alle Arten von Produktänderungen beziehungsweise Produktabkündigungen geeignet ist.

Das Smart-PCN Format (Bild 2) besteht aus einem Zip-Container, der neben den für eine weitestgehend automatisierte Erfassung elementar wichtigen .xml-Dateien zusätzlich noch beliebige weitere, für eine detaillierte technische Beurteilung wichtige Anhänge enthalten kann. Die .xml-Body-Datei selbst enthält alle notwendigen Informationen selbstverständlich in standardisierter maschinenlesbarer Form. Im Bereich Klassifizierung ist es möglich, zusätzlich auch ecl@ss Daten zu speichern.

Bild 3: Mit der pcn.global-Datenbank und dem Software-Tool pcn.cockpit lassen sich die Daten zigtausender PCNs schnell und vollautomatischen mit den eigenen Produkt-Stammdaten abgleichen. COG

Bild 3: Mit der pcn.global-Datenbank und dem Software-Tool pcn.cockpit lassen sich die Daten zigtausender PCNs schnell und vollautomatisch mit den eigenen Produkt-Stammdaten abgleichen. COG

erleichtern, wurde zwischenzeitlich mit pcn.global zusätzlich eine schnell wachsende zentrale Datenbank aufgebaut, in der inzwischen über 14.000 PCNs verschiedener Branchen und Hersteller mit über 750.000 betroffenen Bauteilen als maschinenlesbare Smart-PCN-Datensätze zur Verfügung stehen. Die Inhalte der Datenbank basieren auf Webseiten der Hersteller und anderen öffentlich zugänglichen Informationen, auf Daten aus PCN-Abonnements und auf von hunderten Industrieunternehmen und Distributoren kontinuierlich an pcn.global weitergeleiteten PCNs.

Obsoleszenz mit Smart-PCN begegnen

Die Standardisierung der PCN-Kommunikationsprozesse und die dadurch erst möglich werdende Automatisierung der Abläufe mit Smart-PCN durch die COG Deutschland lassen sich die Abläufe bei Änderungen/Abkündigungen weitgehend automatisieren und werden effizient mit standardisierten IT-Systemen unterstützt. Dies wiederum ist die Basis für ein erfolgreiches Obsoleszenz-Management.

Besonders effizient nutzen lassen sich diese Daten mit pcn.cockpit (Bild 3). Das wie pcn.global ebenfalls von D+D+M Daten- und Dokumentationsmanagement entwickelte Zusatztool wird in der Regel auf einem Server im Unternehmen installiert und sucht zuverlässig geschützt gegen Zugriffe von außen automatisch nach Übereinstimmungen zwischen den Produktnummern in den Stammdaten des Unternehmens und den Produktnummern in der pcn.global-Datenbank. Bei Treffern werden die betreffenden in digital Form vorliegenden Smart-PCN-Datensätze direkt beim Anwender hochgeladen und eventuell auch gleich mit den verschiedenen betroffenen technischen Anlagen beziehungsweise Maschinen verknüpft. Durch dieses Procedere mit vollständiger Dokumentation aller Vorgänge sinkt nicht nur das Risiko, dass relevante Änderungs- oder Abkündigungsmitteilungen übersehen oder ignoriert werden, der automatisierte Ablauf hilft auch, Zeit und Geld zu sparen.