Bildergalerie
Für viele Touristen ist eine Kreuzfahrt der Traumurlaub schlecht hin.
Das Integrierte Managementsystem ermöglicht die Unterstützung mehrerer Normen in einem Unternehmen.
Ein anwenderfreundliches Maßnahmenmanagement sorgt für volle Kontrolle über Prozesse aller Art.

Unter den Kreuzfahrtflotten ist Aida Cruises in Deutschland die Nummer eins nach Umsatz und Passagieren. Von den 4.400 Mitarbeitern aus 25 Ländern sind etwa 600 im Einsatz an Land, die anderen 3.800 Mitarbeiter haben im Jahr 2009 rund 414.000 Passagiere an Bord der sechs Clubschiffe umsorgt. Das Unternehmen mit Sitz in Rostock setzt ständig neue und außergewöhnliche Akzente, um den Aufenthalt seiner Gäste auf dem Meer und während der Landausflüge unvergesslich zu gestalten. Bei aller Abwechslung steht dabei die Qualität bis ins letzte Detail an erster Stelle. Wie schafft es ein Unternehmen, dessen Standorte sich jeden Tag an einem anderen Ort der Welt befinden, für ein ständig wechselndes Angebot die Qualität so hoch zu halten, dass die Kunden begeistert sind und bei der Abreise schon die nächste Kreuzfahrt planen?

Kein Traumurlaub ohne IT-Unterstützung

Die Schiffe werden nach internationalen Qualitäts-, Umwelt-, und Sicherheitsstandards betrieben. Das Fundament bilden die konsequent prozessorientierte Sicht auf alle Unternehmensabläufe und ein daran geknüpfter kontinuierlicher Verbesserungsprozess durch systematische Führung und Kontrolle. Um die Vielzahl der An- und Herausforderungen zu managen und auch die Kundenorientierung an wichtigen Kontaktpunkten zu stärken, hat die Geschäftsleitung das eigenständige Direktorat ‚Quality Services‘ eingerichtet. In mehreren Abteilungen kümmern sich dort die Mitarbeiter der Kreuzfahrtgesellschaft um alle Fragen rund um die Qualitätssicherung. Die Abteilung Total Quality Management (TQM) bereitet am Standort Rostock die Optimierung der Prozesse vor. Diese Abteilung unterstützt zudem andere Bereiche des Unternehmens darin, gewohnte Abläufe zu hinterfragen, Verbesserungspotenziale in den Routinen zu erkennen sowie die Prozesse konsequent und nachhaltig weiterzuentwickeln.

Für die Zufriedenheit der Gäste und die Gewährleistung der Qualität setzt man auf innovative Qualitätssicherungssysteme. Seit mehreren Jahren sind die Schiffe der Flotte mit dem integrierten Managementsystem IMS Enterprise von Consense ausgestattet. Das Softwaresystem informiert jeden Mitarbeiter an Land und auf See über interne Abläufe und Regelungen, stellt Formulare, Checklisten bereit, bündelt sämtliche Informationen und Veränderungen aus dem Qualitäts- und integrierten Management und macht es intuitiv nutzbar sowie transparent. Die Management-Lösungen wurden hierfür an die besonderen Anforderungen im maritimen Bereich angepasst. Dazu verfügt die Software über das erforderliche Type-Approval-Zertifikat des Germanischen Lloyd. Neben speziellen maritimen Normen stellt die Schifffahrt weitere besondere Anforderungen an die Infrastruktur des installierten Qualitäts- und integrierten Managementsystems. So zeichnet sich der Betrieb einer Schiffsflotte durch die tagelange Abkopplung der Standorte vom Festland aus. Dieser Aspekt erfordert eine inhaltlich und technisch dezentrale Organisation und Abbildung des Managementsystems. Mit replizierten Datenbanken sowie Datenübertragung per Satellit unterstützt Consense den kontinuierlichen Informationsaustausch mit allen Standorten.

Besondere Aspekte

Auch unter anderen Aspekten sind Kreuzfahrtschiffe besondere Unternehmen. Auf jeder Kreuzfahrt übernimmt die Gesellschaft die Verantwortung für mehr als 2.000 Passagiere und 600 Crew-Mitglieder. Für das integrierte Managementsystem sind daher auch besondere inhaltliche und ablaufspezifische Funktionen wichtig. So müssen zum Beispiel die vorgeschriebenen Seenot-Rettungsübungen und sämtliche Unterweisungen der Besatzung, die so genannten ‚Drills‘, zuverlässig dokumentiert werden. Ein systematisches und ausgereiftes Management von Unfällen oder anderen Zwischenfällen an Bord optimiert bestehende Abläufe und Strukturen und reduziert dadurch mögliche Schäden für Besatzung, Passagiere oder Umwelt. Auf jedem Schiff kümmert sich ein speziell ausgebildeter maritimer Sicherheitsoffizier um die Koordination und Kommunikation aller sicherheitsrelevanten Aspekte.

Über die rein vorbeugenden Maßnahmen hinaus wird das komplette Accident- und Incident-Management im Softwaremodul Forms dokumentiert. Alle Abweichungen, Störungen, Beinahe-Ereignisse bis hin zu tatsächlichen Unfällen von Besatzung und Passagieren werden in intelligenten Formularvorlagen sofort erfasst und weitergeleitet. Diese Intelligenz durch die in den Formularen hinterlegten Workflows ermöglicht eine automatisierte Information der zuständigen Stellen sowie eine direkte Weiterverarbeitung der Daten bei hoher Fehlerminimierung. Die Berichte werden so im finalen Schritt gezielt aufbereitet und zur Analyse und Weiterverarbeitung strukturiert an die Zentrale übermittelt. Das Software-Managementsystem unterstützt das Unternehmen so bei der zeitnahen Bereitstellung sämtlicher Informationen – insbesondere
auch für Situationen, die eine schnelle, umfassende und richtige Reaktion der Mannschaft erfordern.

Voyage Reporting

Wenn alle Weltmeere bereist werden und zahlreiche Nationalitäten an Bord vertreten sind, spielt das Thema Mehrsprachigkeit eine Rolle. Wo so viel Internationalität vorhanden ist, muss das Managementsystem bis auf Mitarbeiterebene die Wahl von Sprachvarianten und die Bereitstellung von Dokumenten in unterschiedlichen Sprachen ermöglichen. Das eingesetzte TQM-System unterstützt diese Vielfalt.

Eine weitere zentrale Aufgabe für integrierte Managementsysteme ist das Voyage Reporting. Die Verantwortlichen aus allen Abteilungen der Schiffe berichten auf jeder Reise über die wesentlichen Ereignisse und Kennzahlen. Die wichtigsten Informationen aus diesen Berichten werden zusammengefasst und per E-Mail an die Reederei weitergegeben. Dort werden diese Berichte nochmals verdichtet und an die Muttergesellschaft von Aida Cruises, die US-amerikanische Carnival Corporation, gesendet. Für das Erfassen und Verdichten der Informationen und Kennzahlen nutzen die Mitarbeiter eine spezielle Ansicht und Funktionalität innerhalb von Forms. Mit diesem softwaregestützten Vorgehen werden die Mitglieder der Berichtskette auf jeder Stufe optimal bei einer schnellen und zielgerichteten Komprimierung und Weiterleitung der Informationen unterstützt. Pro Woche finden auf diesem Weg mehr als 300 Berichte den schnellsten Weg zur Zentrale in Rostock, die sich so einen raschen Überblick über Geschehnisse und Ergebnisse ihrer Flotte verschaffen kann.

Schwimmende Unternehmenbrauchen eine flexible Lösung

Hinter den Kulissen sind die Ansätze für Qualitäts- und integriertes Management bei einer Kreuzfahrtflotte ähnlich wie in anderen Unternehmen. Kontinuierliches Optimieren der Prozesse sowie der besondere Schutz von Mensch und Umwelt sind dabei nur zwei wesentliche Eckpunkte der IMS-Strategie. Die besondere Situation mit verteilten und mobilen Standorten, speziellen Sicherheitsanforderungen sowie der Verantwortung für mehrere tausend Menschen stellt allerdings auch für die eingesetzte Software eine besondere Herausforderung dar.