Wie sich Obsoleszenz-Risiken einschätzen und minimieren lassen

Oft würde das dringend benötigte Ersatzteil nur ein paar Cent kosten, aber wenn es nicht mehr lieferbar ist, kann dies enorm hohe Folgekosten nach sich ziehen. Beim Industrieverband Component Obsolescence Group (COG) Deutschland geht man davon aus, dass bei Geräten und Anlagen mit Lebenszyklen von über zehn Jahren inzwischen bis zu 5o Prozent der gesamten Produktlebenszykluskosten direkt oder indirekt auf unterschiedlichste Formen von Obsoleszenz zurückzuführen sind. Verbandsvorsitzender Dr. Wolfgang Heinbach erläutert im Gespräch mit Productronic, wie Unternehmen diesem Trend wirkungsvoll begegnen können.

Dr. Heinbach, als sich die Component Obsolescence Group (COG) Deutschland 2005 als Lizenznehmer des International Institute of Obsolecence Management IIOM formierte, startete die Non-Profit-Organisation mit gerade einmal gut zwei Dutzend Mitgliedsfirmen. Inzwischen sind es fast 150. Was hat sich in den vergangenen 14 Jahren gegenüber früher verändert, was bewegt immer mehr Unternehmen, sich intensiver mit dem Thema Obsoleszenz auseinanderzusetzen?

Dr. Wolfgang Heinbach: Fälle von Obsoleszenz hat es schon immer gegeben, etwa durch die Einführung neuer Produktgenerationen oder veralteter Fertigungsprozesse. Auch wirtschaftliche Gründe wie etwa Portfoliobereinigungen, legislative Vorgaben wie Normen oder Gesetze, den Konkurs oder die Übernahme eines Herstellers, Know-how-Verlust durch Abwanderung oder Pensionierung von Mitarbeitern oder auch Katastrophen führen zur Obsoleszenz. Inzwischen ist das Thema in der Industrie jedoch allgegenwärtig.

Ein Teil des Problems ist, dass viele Komponenten heutzutage schon nach sehr kurzer Zeit, manchmal schon innerhalb von ein, zwei Jahren nicht mehr verfügbar sind. Das spiegelt sich auch in der Zahl der jährlich abgekündigten elektronischen Bauteile wider. Anfang des Jahrtausends waren es noch wenige 10.000, letztes Jahr schon über 150.000. Aber auch Leiterplattenmaterialien, Hilfsstoffe, Software-Tools etc. sind zunehmend von Obsoleszenz betroffen.

Hier gibt es etliche Faktoren, die noch viel zu wenig Beachtung finden. Dazu zählt zum Beispiel Reach. Nicht nur, dass Verbote bestimmter Stoffe oder Chemikalien zu ungeplanten nachträglich notwendigen Produktänderungen führen können. Vielen Anwendern ist noch gar nicht bewusst, dass selbst Lagerware, die später verwendet wird, durch spätere Reach-Verbote betroffen sein kann. Zusätzlich besteht das Risiko, dass zum Zeitpunkt der Einlagerung Inhaltsstoffe nicht bekannt oder diese noch nicht verboten waren. In Summe bedeutet das für betroffene Unternehmen natürlich eine enorme Zunahme an Risiken und Kosten. Zum immens gestiegenen Verwaltungsaufwand addieren sich mehr kostspielige Redesigns, ungeplante, durch fehlende Bauteile verursachte Standzeiten etc. Da kommen schnell richtig große Summen zusammen. Insofern ist es nicht erstaunlich, dass sich immer mehr Unternehmen intensiver mit dem Thema beschäftigen.

Anm. d. Red: Im Juni 2023 waren es laut COG 164 Mitgliedsfirmen.

Lässt sich Obsoleszenz bei so vielen möglichen Einflussfaktoren überhaupt in den Griff bekommen oder gar komplett vermeiden?

Dr. Wolfgang Heinbach: Komplett vermeiden lassen wird sich Obsoleszenz definitiv nie. Deswegen konzentrieren wir uns bei der COG mit unseren Mitgliedern vorrangig auf die Entwicklung von Strategien, Maßnahmen und Tools, mit denen sich die Risiken und etwaige Folgekosten zumindest reduzieren, im Idealfall sogar minimieren lassen. Wie gut das klappt, beweisen die vielen unterschiedlichen Arbeitsgruppen, in denen sogar Unternehmen, die ansonsten im Wettbewerb stehen, gemeinsamen nach praxisorientierten Lösungen für unterschiedlichste durch Obsoleszenz verursachte Probleme suchen.

Gibt es beim Umgang mit dem Thema Obsoleszenz eine Art Königsweg?

Dr. Wolfgang Heinbach: Leider nein. Wie man das Thema am besten erfolgreich angeht, hängt natürlich immer ein gutes Stück weit auch von der Art, den Produkten und internen Struktur des jeweiligen Unternehmens ab. Meistens basiert der Erfolg auf einem Mix aus unterschiedlichsten pro- und reaktiven Maßnahmen. Eines ist für die Einführung eines nachhaltig gut funktionierenden Obsoleszenz-Managements allerdings definitiv unabdingbar: Die volle Unterstützung des Projektes durch die Unternehmensleitung. Obsoleszenz-Management funktioniert nämlich erfahrungsgemäß am besten, wenn Entwicklung, Einkauf, Produktmanagement und Instandhaltung in den Prozess mit einbezogen werden.

Dann ist strategisches Obsoleszenz-Management aus Ihrer Sicht also von geradezu elementarer strategischer und operativer Bedeutung?

Dr. Wolfgang Heinbach: In gewisser Weise ja. Nichts gegen Obsoleszenz zu unternehmen, ist heutzutage einfach mit zu vielen Unwägbarkeiten und Risiken verbunden. Ein ungeplanter Ausfall von Produktionsmaschinen, Geräten oder Material übersteigt den Wert der notwendigen Ersatzteile in der Regel um ein Zigfaches. Stellt man erst beim Ausfall fest, dass es Ersatzteile nicht mehr gibt, dann wird es meistens sogar richtig teuer, da man unter hohem Zeitdruck Lösungen finden muss. Der vermeintliche Vorteil, dass Aufwand und Kosten ja erst bei einem tatsächlichen Ereignis auftreten, hat sich im Nachhinein nur zu oft schon als fatale Fehleinschätzung erwiesen. Da könnte man genauso gut einen fehlenden Brandschutz mit der Hoffnung auf eine schnelle Feuerwehr rechtfertigen.

Welche präventiven Maßnahmen greifen Ihrer Erfahrung nach am besten?

Dr. Wolfgang Heinbach: Mit am Wichtigsten ist sicherlich, sich schon in der Evaluierungsphase Gedanken darüber zu machen, welche Komponenten, Materialien, Hilfsstoffe etc. mit welchen Risiken behaftet sind. Ein Bauteil einzudesignen, das sich in der Vergangenheit zwar bestens bewährt hat, aber schon 10 Jahre am Markt ist, könnte sich später als problematisch erweisen, vor allem, wenn es keinerlei Second Source dazu gibt. Mitunter kann es auch sehr hilfreich sein, regelmäßige Redesigns gleich von Anfang mit einzuplanen. Die Kunst des strategischen Obsoleszenz-Managements besteht darin, eventuelle Risiken so früh zu erkennen, dass möglichst keine Schäden dadurch entstehen.

Zigtausende Bauteile, Komponenten, Software-Tools, Materialen und Hilfsstoffe unter Obsoleszenz-Gesichtspunkten zu überprüfen, das hört sich nach gigantischem Aufwand an. Sind zumindest mittelständische Unternehmen damit nicht überfordert?

Dr. Wolfgang Heinbach: Diese Frage ist durchaus berechtigt. Wie eingangs schon gesagt, wurden 2018 allein schon über 150.000 elektronische Komponenten abgekündigt. Selbst wenn ein Unternehmen „nur“ 10000 oder 20.000 Bauteile einsetzt, ist der Verwaltungsaufwand schon riesig.

In vielen Firmen sind inzwischen mehrere Vollzeitkräfte das ganze Jahr über nur mit der manuellen Sichtung, Überprüfung und Weiterverarbeitung der eingehenden Änderungs- und Abkündigungsmitteilung, der sogenannten PCNs, beschäftigt. Das ist eigentlich Wahnsinn. Damit das Obsoleszenz-Problem nicht noch weiter eskaliert, scheint mir mittelfristig ein konsequentes Obsoleszenz-Management über die gesamte Supply Chain hinweg unumgänglich. Um diesen Prozess für alle Beteiligten so einfach und effizient wie nötig zu gestalten, bedarf es allerdings erst einmal eines entsprechenden Standards, der eine datenbankbasierte rechnergestützte Erfassung und Auswertung aller relevanten Daten ermöglicht. Die besten Voraussetzungen hierfür bietet das von der COG entwickelte Smart-PCN-Format, das durch das VDMA-Einheitsblatt 24903 inzwischen zumindest in Deutschland schon Standardcharakter genießt und auch international immer mehr Unterstützer findet.

Jetzt gilt es, dass sich die Hersteller und Zulieferer über die Einkaufsbedingungen freiwillig verpflichten, entsprechend standardisierte Mitteilungen zu versenden. Und in den betroffenen Unternehmen müssen Strukturen und Prozesse geschaffen werden, um die PCNs automatisiert erfassen und bearbeiten zu können. Natürlich sind wir uns bewusst, dass sich das nicht alles so einfach von heute auf morgen umsetzen lässt. Aber erfreulicherweise registrieren wir inzwischen auch seitens von Nichtmitgliedern unseres Verbandes ein reges Interesse an der Einführung des smart-PCN-Formats als neuen Kommunikationsstandard für Änderungs- und Abkündigungsmitteilungen. Das stimmt uns sehr optimistisch und zeigt, dass wir uns als COG mit unserem Smart-PCN-Format auf dem richtigen Weg befinden.

Auf welche Weise kann die COG betroffene Unternehmen sonst noch bei der Bewältigung der Obsoleszenz-Problematik überstützen?

Dr. Wolfgang Heinbach: Eine der Aufgaben unserer Non-Profit-Organisation ist es, Hilfe zur Selbsthilfe zu leisten. Auf unseren vier Quartalsmeetings kommen in der Regel weit über 100 Mitglieder zusammen, um sich über unterschiedlichste Themen auszutauschen. So bilden sich immer wieder neue Arbeitsgruppen, die ganz gezielt Lösungen für ein spezifisches Problem erarbeiten, zum Beispiel Richtlinien für den Umgang mit Software-Obsoleszenz, etc.

Neben Lösungssuchenden gibt es in unserem Verband auch viele Lösungsanbieter, zum Beispiel Datenbankanbieter, Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, abgekündigte Komponenten nachzubauen oder Re-Designs vorzunehmen. Oder auch spezielle Logistik-Anbieter, die Komponenten bei Bedarf über teilweise Jahrzehnte sicher unter Stickstoff etc. lagern. Und zu guter Letzt versuchen wir natürlich mit unserem Verein der Obsoleszenz-Problematik mehr Beachtung zu verleihen. So kooperieren wir beispielsweise national und international mit weiteren Industrieverbänden und arbeiten aktiv an der Ausarbeitung neuer Normen mit.

Die Fragen stellte Marisa Robles, Chefredakteurin Productronic

Anm. d. Red: Wir haben das Interview aus 2019 um einige aktuelle Aspekte erweitert. (Juni 2023)