Was moderne Flottenmanagement-Systeme können müssen

Im Markt für Flottenmanagementsysteme (FMS) herrscht kein Mangel. Kamen Mitte der 2000er Jahre vor allem eigenständige Produkte für verschiedene Aufgaben wie GPS-Tracking, Fernüberwachung von Lastwagen oder Fahrernavigation auf den Markt, die einen Arbeitsablauf perfekt digitalisierten, boten FMS-Anbieter bei zunehmender Verbreitung bald ergänzende Produkte für die Planung, Wartung und Optimierung des Fuhrparks an. Heute ist Flottenmanagementsoftware als meist cloud-basierte Plattform konzipiert: eine Sammlung integrierter Module und Teilprodukte, die sich separat oder miteinander einsetzen lassen.

Solche Plattform-basierte Flottenmanagementsysteme erlauben es Unternehmen, verschiedene verfügbare Module zu nutzen, Datenströme von Drittanbietern und ganze Anwendungen zu integrieren, benutzerdefinierte Verbindungen zu anderen Unternehmenssystemen herzustellen, die Konnektivität mit IoT-Geräten und anderer Hardware zu ermöglichen sowie vollständig benutzerdefinierte Module zu erstellen, die mit dem Kernangebot der Plattform zusammenarbeiten.

Generelle Marktentwicklungen wie die Abkehr von fossilen Brennstoffen, der Trend zur E-Mobilität und IT-technischen Neuerungen treiben die Weiterentwicklung der Flottenmanagementsysteme hier weiter voran. Gleichzeitig stehen IT-Verantwortliche für das Flottenmanagement in ihrem Arbeitsalltag häufig vor der Herausforderung, neue Technologien und Lösungen mit den bestehenden Systemen so zu verbinden, dass sie reibungslos zusammenarbeiten und die Geschäftsprozesse rund um Transport und Flottenmanagement tatkräftig unterstützen.

Für Logistik- und Transportunternehmen, die ihr Flottenmanagement weiter digitalisieren und modernisieren wollen, empfiehlt es sich, eine Flottenmanagement-Plattform auszuwählen, die ihre Anforderungen gut abdeckt, aber gleichzeitig offene API-Schnittstellen mitbringt, damit eine Integration mit bestehenden Geschäftsapplikationen ebenso gelingen kann wie mit Systemen oder Modulen, die leistungsfähige Funktionen für das Flottenmanagement ergänzen. Folgende Funktionsbereiche sind essenziell, damit ein Flottenmanagementsystem auch künftige Anforderungen gut erfüllen kann:

1. Fahrzeug-Tracking

Fahrzeug-Trackingsysteme liefern Flottenmanagern standortbezogene Einblicke in die Positionen und Bewegungen von Fahrzeugen. Ein solches Softwaremodul aggregiert Flottentelematikdaten von Onboard-Hardware wie GPS-Ortungsgeräten, OBD-II-Einheiten und IoT-basierten Telematiksystemen. Es übernimmt im wesentlichen Aufgaben wie Fahrzeug-Verfolgung in Echtzeit, ETA-Schätzungen, Geofencing, Kontrolle des Kraftstofftankfüllstands, Live-Karten-Overlays, Überwachung von Kühlcontainern, automatische Registrierung des Kilometerstandes sowie konsolidiertes Reporting.

Um genaue Erkenntnisse liefern zu können, sind Systeme für das Flotten-Tracking von den Telematikdaten abhängig. Einige Anbieter verkaufen dazu Hardware, andere bieten native Integrationen mit beliebten Telematikdienstleistern (Trust Service Provider; TSP) an. Insgesamt ist der Telematikmarkt fragmentiert: Allein in Europa beherrschen über 30 TSPs den Markt. Dennoch drängen auch die OEMs in dieses Produktsegment, indem sie mit den aktuellen Lkw-Modellen werkseitig eingebaute Telematikeinheiten anbieten. Es wird erwartet, dass die OEMs bis 2030 in Sachen Marktdurchdringung mit den Telematikdienstleistern gleichziehen. Diese Dynamik erschwert die Einführung von Flottenmanagement-Software. Denn: Wenn der ausgewählte Anbieter den Datenaustausch mit OEM-Telematiksystemen nicht unterstützen kann, entgehen den Unternehmen wertvolle Informationen.

IT-Verantwortliche für das Flottenmanagement sollten daher die Kompatibilität mit anderen Systemen ermitteln und einschätzen – und zwar in Bezug auf angenommene TSP-Telematik-Hardware, OEM-spezifische Telematik-Hardware, die möglicherweise in Betracht gezogen wird und Video-Telematiksysteme in der Fahrerkabine. Unternehmen sollten prüfen, ob eine Plattform über native oder vorgefertigte Schnittstellen zu diesen Systemen verfügt. In den meisten Fällen ist es notwendig, individuelle Hardware-Integrationen zu implementieren, um die Datenerfassung und -aggregation in Echtzeit zu ermöglichen. Meist muss dann die Datenverwaltung angepasst werden, um eine sichere Datenbereinigung, -umwandlung und -verarbeitung von Standortinformationen zu ermöglichen.

2. Flottenplanung

Ein Flottenplanungssystem unterstützt Disponenten bei der dynamischen Planung von Routen und Fahrerschichten, um alle Ressourcen möglichst effizient einzusetzen. Eine erstklassige Routenplanung kann die Betriebskosten des Fuhrparks durch geringeren Kraftstoffverbrauch, kürzere Fahrzeiten und optimierte Fahrerschichten erheblich senken. Durch die Einführung einer Flottenplanungslösung können Fahrzeugauslastungen deutlich verbessert und Leerlaufzeiten drastisch reduziert werden. Ein solches System umfasst folgende Funktionen: Routenplanung basierend auf den tatsächlichen Straßenverhältnissen, Erstellung von Punkt-zu-Punkt-, Multistopp- und On-Demand-Routen, multimodale Routenplanung, dynamische Routenoptimierung, Analyse der Fahrerleistung, Fahreridentifizierung ohne Berührung sowie automatisierte Dokumenten-Uploads.

Die Software für die Flottenplanung besteht meist aus zwei Komponenten: einer App für den Disponenten und Apps für die Fahrer. Fahrer-Apps helfen den Mitarbeitern, mit dynamischen Änderungen der Routenplanung, Abholsequenzen und geplanten Lieferzeiten Schritt zu halten. Die Disponenten wiederum können alle Arbeitsabläufe der Disposition über eine einzige Schnittstelle steuern. Außerdem können sie Lieferungen in Echtzeit verfolgen und auf konsolidierte Erkenntnisse aus Reporting-Dashboards zugreifen.

3. Flottenwartung

Ein Modul für die Flottenwartung hilft Unternehmen, die Effizienz ihrer Flotte durch vorausschauende Wartung zu verbessern. Hier gilt es, Instandhaltungsreparaturen am Fahrzeug geplant durchzuführen, bevor es durch eine Panne ausfällt und einen größeren geschäftlichen Schaden verursacht. Dies minimiert betriebliche Ausfallzeiten aufgrund von unerwarteten Reparaturen, vermeidet Terminkonflikte und senkt das Risiko von Fahrzeugausfällen. Ein System zur Flottenwartung bietet dafür die Analyse des Fahrzeugzustands, Echtzeit-Warnungen bei Fahrzeugstörungen, individuelle Wartungserinnerungen, integrierte Ersatzteil- und Reifenbestellung, ausführliche Berichte über die Auslastung von Anlagen, die Analyse von Fahrtenschreiberdaten sowie die automatische DVIR-Erstellung zur Einhaltung von Vorschriften.

Moderne Flottenüberwachungssysteme verfügen auch über eine vorausschauende Komponente, die das Unternehmen über die Wahrscheinlichkeit von Leistungsproblemen informiert, bevor ein dringender Wartungsbedarf entsteht. Systeme zur vorausschauenden Flottenwartung sammeln Daten von bordeigenen Telematikgeräten und anderen elektronischen Steuergeräten des Fahrzeugs. Sie können auch die Datenerfassung von benutzerdefinierten IoT-Geräten wie Temperatur-, Druck-, Motorklopf- und anderen Sensoren konfigurieren. Eine Reihe von Algorithmen für maschinelles Lernen setzt diese Datenpunkte dann in Beziehung zueinander, um Fehlerstellen zu identifizieren und Folgeschritte vorzuschlagen - etwa die Planung einer Inspektion oder die Bestellung neuer Teile.

4. Workflow-Management für Fahrer

Eine begleitende Fahreranwendung erleichtert die Echtzeit-Koordination mit den Mitarbeiter vor Ort. Mit diesem Tool werden die Mitarbeiter auch über wichtige betriebliche Entscheidungen wie Routenänderungen oder zusätzliche Zwischenstopps informiert. Solche Apps können auch ältere ELD-Software (Electronic Logging Device) für die Aufzeichnung von Lenkzeiten ersetzen und automatisch HOS-Erkenntnisse (Hours of Service) für das Compliance-Management zusammenfassen. So können Unternehmen die Flottensicherheit verbessern. Workflow-Management Apps für Fahrer umfassen folgende Funktionen: Navigation in Echtzeit, In-App-Nachrichten, Fahrersicherheits-Bewertungen, digitale Dokumenteneinreichung, HOS-Management für den Fahrer und die Einarbeitung neuer Fahrer.

Angesichts des weltweiten Fahrermangels kann ein angenehmes Fahrerlebnis ein starker Hebel sein, um die Abwanderung von Fahrern zu verhindern. Vergleichs-Apps können eine breite Palette von Standard-Arbeitsabläufen für Fahrer abdecken - angefangen von der automatischen Identifizierung über die bequeme Routenplanung bis hin zur proaktiven Verhaltensschulung. Letzteres kann sogar das Rückgrat eines Fahrer-Incentive-Programms bilden, bei dem Unternehmen sicheres Fahrverhalten, hohe CSAT-Werte, genaue Einhaltung der Route und andere positive Verhaltensweisen durch zusätzliche finanzielle Anreize belohnen. Gleichzeitig kann so der Onboarding-Prozess für Fahrer digitalisiert werden. Außerdem lassen sich Zeit und Ressourcen für die Bearbeitung manueller Formulare einsparen, indem Dokumente über eine App verarbeitet werden und der Fahrer eine personalisierte Liste mit Transportaufträgen erhält.

5. Video-Telematik

Die Videotelematik nutzt Dashcams und Fahrzeugsensoren, um das Fahrerverhalten in Echtzeit zu erfassen. Ähnlich wie bei Standard-Telematiksystemen bestehen Videotelematiksysteme aus separaten Hardware- und Softwarekomponenten. Die Daten von Kameras in der Fahrerkabine, von Lkw-Sensoren und von Bordgeräten werden an die Cloud übertragen (oder vor Ort verarbeitet), um verschiedene Ereignisse wie abgelenktes Fahren, Geschwindigkeitsüberschreitungen, starkes Beschleunigen und aggressives Bremsen zu erkennen. Die Fahrer werden dann automatisch über Verhaltensweisen informiert, die die Sicherheit im Straßenverkehr gefährden. Die gesammelten Daten lassen sich auch an das Flottenmanagementsystem weiterleiten, wo Verantwortliche die Sicherheits- und Leistungswerte der Fahrer überprüfen können. Die Video-Telematik übernimmt hier Aufgaben wie Fahrerassistenz in der Kabine, HD-Videoaufzeichnungen von Kameras, Fahrzeug-Video-Livestreams, Fahrererkennung, automatisiertes Fahrer-Coaching sowie Fahrerbewertung und Reporting. Die Anwendung von Video-Telematik ist in Deutschland allerdings rechtlich komplex.

6. Flottenmanagement für elektrische Fahrzeuge

Obwohl elektrische Transporter und Lkw aktuell noch nur einen sehr geringen Anteil der gesamten EV-Verkäufe ausmachen, ist zu erwarten, dass sich dies bald ändern wird. Voraussichtlich werden schwere Nutzfahrzeuge in der zweiten Hälfte der 2020er Jahre einer strengeren behördlichen Prüfung unterzogen, da die Regierungen auf die weitere Dekarbonisierung des Verkehrs drängen. Steigende Kraftstoffpreise werden dies verstärken, während Elektrofahrzeuge gleichzeitig attraktiver werden, weil sie im Betrieb deutlich günstiger sind als Verbrenner. Die Elektrifizierung ist daher ein wichtiger Aspekt für Flottenmanager weltweit.

Software für das EV-Flottenmanagement deckt klassisch alle standardmäßigen Arbeitsabläufe ab, ist jedoch in besonderem Maße auf die Merkmale von E-Fahrzeugen ausgerichtet wie beispielsweise unterschiedliche Reichweiten, verschiedene Lademuster oder spezifische Wartungsanforderungen. Ihre Funktionalität umfasst das EV-Fahrzeug-Routing-System, ein Modul zur Reichweitenvorhersage, erweiterte Fahrzeug-Verfolgung, Überwachung der Ladetätigkeit, EV-Batterie-Analytik sowie EV-Wartung.

Bisher bieten nur wenige handelsübliche Flottenmanagementsysteme die Funktionalität, die für effiziente E-Fahrzeuge benötigt wird. Unternehmen, die ihre Flotte auf E-Mobilität umstellen wollen, sollten ihre Plattform daher rechtzeitig um ein Modul für EV-Flottenmanagement ergänzen, das sie gerade in der Übergangsphase tatkräftig unterstützt, indem es beispielsweise Daten zur Reichweite der verschiedenen EV-Modelle, zu den Ladekosten und zur allgemeinen Lebensdauer liefert. Auf diese Weise können Unternehmen fundiertere Entscheidungen über die Erweiterung ihrer Flotte und die schrittweise Umstellung auf einen klimaneutralen Betrieb treffen.